Studium przypadku: etapowa zmiana dostawcy kartonów w produkcji seryjnej (ok. 150 indeksów)

Producent wyrobów dla budownictwa z regionu lubelskiego (ponad 400 pracowników, przychody powyżej 100 mln zł) przekazuje Kartoniki.pl dostawy kartonów etapami: docelowo ok. 150 indeksów, przejmowanych w całości, jeden po drugim, po akceptacji wyrobów wg VDA. Około połowy indeksów produkujemy i magazynujemy, a drugą połowę, o bardzo małym wolumenie rocznym, produkujemy dopiero po otrzymaniu zamówienia. Zamówienia z systemu SAP klienta odczytujemy automatycznie z plików PDF, zamówienie złożone rano realizujemy tego dnia, a codziennie rano jeden kurs własnego samochodu dowozi 4–8 miejsc paletowych prosto na linię, w kolejności zgodnej z planem produkcji klienta.

Opis jest zanonimizowany: nie podajemy nazwy firmy, miejscowości zakładu ani rodzaju wyrobów. Stan na listopad 2026 r.

Case w pigułce

Punkt wyjścia: trzy oczekiwania klienta

Klient szukał dostawcy, który spełni trzy oczekiwania:

• Cena. Kryterium cenowe było jednym z powodów zmiany; warunków handlowych nie podajemy.
• Dostawy just in time. Dotychczasowy dostawca realizował zamówienia w kilka dni, więc klient utrzymywał własny bufor kartonów. Bufor wymagał dodatkowej, wynajmowanej powierzchni magazynowej, którą klient chciał przeznaczyć na inne cele. Miało to wpływ na jego koszt całkowity.
• Stabilna jakość i szybka reakcja na zgłoszenia. Klient oczekiwał powtarzalnej jakości i sprawnej obsługi reklamacji.

Dwa rodzaje indeksów

Z ok. 150 indeksów około połowy produkujemy i magazynujemy. Wielkość zapasu ustalamy osobno dla każdego indeksu na podstawie zużycia; średnio jest to około kwartał zużycia, a ilości pilnuje nasz system (część indeksów ma inaczej zdefiniowane zasady). Zasady magazynowania i rozliczania zapasu ustala umowa.

Drugą połowę stanowią indeksy o bardzo małym wolumenie rocznym. Nie magazynujemy ich jako gotowych kartonów: produkujemy je po otrzymaniu zamówienia, z zapasu arkuszy tektury, którym zarządza nasz system. Każde zlecenie produkcyjne zawiera jasne wytyczne dotyczące produkcji.

Audyt i akceptacja wyrobów wg VDA

Przed audytem klient przekazał nam wymagania minimalne wobec dostawcy, m.in. dotyczące oceny jakości, sposobów jej oceny i rejestru reklamacji. Spełniliśmy je, a audyt przeprowadzony przez klienta według wytycznych VDA zakończył się bez uwag. VDA to metoda audytu i oceny dostawcy, a nie certyfikat; więcej piszemy w poradniku o audytach VDA.

Każdy indeks przechodził akceptację przed pierwszą dostawą: próbki wzorcowe, raport pomiarowy, karta kontrolna i zatwierdzenie. Na etapie akceptacji próbek wprowadziliśmy zmiany (opisane niżej, w części „Co nie zadziałało za pierwszym razem”). Od początku dostaw klient nie zgłosił żadnej reklamacji.

Integracja z SAP i dokumenty

Zamówienia generowane w SAP klienta przychodzą do nas e-mailem w plikach PDF. Nasz system odczytuje je automatycznie; automatyzację zbudowaliśmy sami. Dla każdej dostawy generujemy automatycznie dokument WZ z kodami kreskowymi oraz etykiety paletowe i produktowe z kodami i numerami zamówień klienta. Magazyn klienta skanuje je automatycznie, co przyspiesza jego pracę. Każdą dostawę awizujemy. Dokumenty księgowe wysyłamy e-mailem i przez KSeF, w formie określonej przez klienta.

Dostawy: codziennie, prosto na linię

Przebieg jednej dostawy:

1. Rano wpływa zamówienie (PDF z SAP klienta), które nasz system odczytuje automatycznie.
2. Tego dnia produkujemy je z zapasu arkuszy albo kompletujemy z magazynu.
3. Generujemy WZ z kodami kreskowymi oraz etykiety paletowe i produktowe z numerami zamówień klienta.
4. Układamy palety w kolejności zgodnej z planem produkcji klienta i awizujemy dostawę.
5. Następnego dnia rano jeden kurs własnym samochodem dowozi 4–8 miejsc paletowych na linię.
6. Magazyn klienta skanuje kody, a dostawa jest zapisana w jego systemie tak, by po zdjęciu z samochodu wyrób można było od razu przekazać do produkcji. Ogranicza to koszty po stronie klienta.

Ten cykl obowiązuje dla wszystkich indeksów objętych ustaleniami just in time, zarówno z zapasu, jak i produkowanych na zamówienie, dzięki utrzymywanemu zapasowi arkuszy i jasnym wytycznym w każdym zleceniu produkcyjnym. Dla standardowych zamówień na wymiar, bez takich ustaleń, obowiązuje zwykle 7 dni (maks. 16 dni roboczych). Więcej o stałych dostawach: dostawy z wywołaniem dla producentów.

Co nie zadziałało za pierwszym razem

Niski karton z grubej tektury BC. Jednym z indeksów był niski karton z grubej tektury BC z dwoma bigami blisko siebie. Wąskie pole między bigami sprawiało, że karton trudno było zamknąć, a pierwsze próbki, wykonane bez kontrbigów, nie przeszły akceptacji. Kontrbig to dopasowany do grubości tektury rowek (kanalik) po przeciwnej stronie arkusza, w który big wciska tekturę; dzięki niemu zagięcie powstaje w wyznaczonej osi. Kupiliśmy maszynę pracującą z kontrbigami, a próbki wykonane z kontrbigami zostały zaakceptowane.

Etykiety i WZ. Pierwsze etykiety zawierały tylko nasz numer zamówienia i nasz numer indeksu. Klient potrzebował na nich także własnego numeru zamówienia i własnego numeru wyrobu, więc dodaliśmy je zgodnie z jego zamówieniem. Po dodaniu kolejnych kodów kreskowych etykiety i WZ zawierały tak dużo informacji, że ręczne skanery miały kłopot z odczytem: wiele kodów leżało obok siebie. Wdrożyliśmy dla klienta unikalne, definiowane szablony wydruku, co rozwiązało problem.

Przejmowanie etapami, bez palenia mostów

Klient nie przekazywał nam wolumenu po kawałku, tylko całe indeksy, stopniowo. Zaczęliśmy od indeksów problematycznych, a przy pozostałych poczekaliśmy, aż dotychczasowy dostawca wyprzeda własny zapas, tak aby nie zostawić go z towarem. Dotychczasowy dostawca obsługuje indeksy, które jeszcze do nas nie przeszły. Dzięki temu dla każdego indeksu odpowiada jeden dostawca, a zmiana nie wymagała twardego cięcia. Model etapowy opisujemy w poradniku stopniowa migracja dostaw kartonów bez twardego cięcia.

Efekty (stan na listopad 2026 r.)

• Dostawy docierają bez opóźnień.
• Klient nie zgłosił żadnej reklamacji od początku dostaw.
• Dzięki dostawom just in time klient zszedł z własnego bufora kartonów i zrezygnował z wynajmowanego magazynu.

Nie podajemy cen ani liczby indeksów przejętych do tej pory.

Co z tego wynika dla działu zakupów

1. Podziel indeksy na dwie grupy. Pozycje o większym zużyciu zasługują na zapas gotowych kartonów, a rzadkie lepiej produkować na zamówienie z zapasu surowca.
2. Zaczynaj od indeksów problematycznych. Przy pozostałych daj dotychczasowemu dostawcy wyprzedać własny zapas: nie palisz mostów, a w razie potrzeby wciąż masz drugie źródło (drugi dostawca kartonów).
3. Przejmuj całe indeksy, nie ułamki wolumenu. Dla każdego indeksu odpowiada wtedy jeden dostawca.
4. Przed pierwszą dostawą zbierz komplet dowodów dla każdego indeksu: próbki wzorcowe, raport pomiarowy, kartę kontrolną i zatwierdzenie.
5. Zautomatyzuj dokumenty. Odczyt zamówień z PDF, WZ z kodami kreskowymi i etykiety z numerami zamówień przyspieszają pracę magazynu klienta.
6. Ustal kolejność załadunku z planem produkcji. Wyrób trafia z samochodu prosto na linię.
7. Spełnij wymagania minimalne klienta przed audytem. Ocena jakości, sposoby jej oceny i rejestr reklamacji powinny działać, zanim dostawca zostanie sprawdzony.
8. Przetestuj etykiety i WZ na skanerach klienta. Własne numery zamówień i wyrobów klienta muszą być na dokumentach od pierwszej dostawy, a nadmiar kodów obok siebie utrudnia skanowanie ręczne; pomaga szablon wydruku zdefiniowany razem z klientem.
9. Zaplanuj próby dla nietypowych konstrukcji. Niski karton z grubej tektury i wąskim polem między bigami może wymagać zmiany technologii, na przykład kontrbigów, już po pierwszych próbkach.

Najczęstsze pytania

Czy przy zmianie dostawcy kartonów trzeba przenieść wszystkie indeksy naraz?

Nie. W opisanej współpracy klient przekazuje nam całe indeksy, jeden po drugim, a dotychczasowy dostawca obsługuje te, które jeszcze do nas nie przeszły. Zaczęliśmy od indeksów problematycznych.

Co z indeksami o bardzo małym wolumenie rocznym?

Nie magazynujemy ich jako gotowych kartonów. Produkujemy je po otrzymaniu zamówienia, z zapasu arkuszy tektury, którym zarządza nasz system. Każde zlecenie produkcyjne zawiera jasne wytyczne dotyczące produkcji.

Jak wygląda akceptacja wyrobów wg VDA?

Dla każdego indeksu: próbki wzorcowe, raport pomiarowy, karta kontrolna i zatwierdzenie przed pierwszą dostawą. VDA to metoda audytu i oceny dostawcy, a nie certyfikat.

Jak wygląda integracja z SAP klienta?

Zamówienia z SAP przychodzą e-mailem w plikach PDF i są odczytywane automatycznie. Generujemy WZ z kodami kreskowymi oraz etykiety paletowe i produktowe z numerami zamówień klienta, które magazyn klienta skanuje automatycznie. Dokumenty księgowe wysyłamy e-mailem i przez KSeF.

Jak szybko dostarczacie zamówienia?

Dla indeksów objętych ustaleniami just in time zamówienie złożone rano jest realizowane tego dnia, a dostawa następuje następnego dnia rano, zarówno dla indeksów z zapasu, jak i produkowanych na zamówienie. Dla standardowych zamówień na wymiar obowiązuje zwykle 7 dni (maks. 16 dni roboczych).

Jak wyglądają dostawy na linię produkcyjną?

Codziennie jeden kurs własnym samochodem, 4–8 miejsc paletowych, w kolejności zgodnej z planem produkcji klienta. Warunki dostaw dla innych klientów ustalamy indywidualnie.

Co nie zadziałało za pierwszym razem?

Dwie rzeczy. Pierwsze próbki niskiego kartonu z grubej tektury BC z dwoma bigami blisko siebie, wykonane bez kontrbigów, były trudne do zamknięcia i nie przeszły akceptacji; po zakupie maszyny pracującej z kontrbigami próbki zostały zaakceptowane. Pierwsze etykiety nie miały numeru zamówienia i numeru wyrobu klienta, a po dodaniu kolejnych kodów ręczne skanery miały problem z odczytem, dlatego wdrożyliśmy dla klienta unikalne, definiowane szablony wydruku.

Zmieniasz lub uzupełniasz dostawcę kartonów?

Wyślij próbkę, zdjęcie z wymiarami lub listę kartonów, a wycenę przygotujemy w 24 godziny. Plan, harmonogram i kroki przedstawiamy w pierwszym możliwym terminie. Zobacz też: zmiana dostawcy kartonów etapami, współpraca B2B z producentem opakowań, najczęstsze pytania. Możesz też skorzystać z konfiguratora kartonów na wymiar, zadzwonić pod numer 81 440 53 65 albo napisać na kontakt@kartoniki.pl.

Kartoniki.pl: producent opakowań z tektury falistej

Kartoniki.pl (LOFREE Sp. z o.o. sp. k.) to producent opakowań z tektury falistej: produkujemy sami, w hali o powierzchni ponad 3000 m², od 2019 roku, dla kilkuset firm. Więcej o firmie: o firmie Kartoniki.pl.