Zmiana dostawcy kartonów etapami: program w 6 etapach z ciągłością dostaw
Zmianę dostawcy kartonów można przeprowadzić etapami, tak aby pakowanie nie czekało na nowy karton: od oferty z próbki, przez próbę na Twojej linii i serię pilotażową, po stopniowe przejmowanie wolumenu, gdy dotychczasowy dostawca nadal dostarcza. Traktujemy to jak projekt: plan, harmonogram i kroki przedstawiamy w pierwszym możliwym terminie od otrzymania materiałów. U nas wycena trwa 24 godziny, produkcja zwykle 7 dni (maks. 16 dni roboczych), a dla stałych klientów utrzymujemy zapas na wywołanie i dostarczamy go w 24 godziny od wywołania. Poniżej opisujemy sześć etapów, bramki jakości, zasady dotyczące wykrojników i plików oraz to, czego nie obiecujemy.
Kiedy firmy zmieniają dostawcę kartonów
Decyzja rzadko zapada bez powodu. Najczęściej uruchamia ją konkretne zdarzenie: zapowiedź zmiany warunków przez dotychczasowego dostawcę, kłopoty z terminami lub powtarzalnością wymiaru, roczny budżet albo przetarg (w listopadzie i grudniu firmy planują zakupy na kolejny rok), nowa linia pakująca, zmiana wyrobu albo wymogi PPWR. Bywa też, że firma nie chce zmieniać dostawcy, tylko dodać drugiego, aby nie zależeć od jednego źródła; opisujemy to osobno we wpisie drugi dostawca kartonów: kiedy się opłaca i jak go uruchomić. W zakupach opakowań uczestniczą zwykle cztery role: zakupowiec, logistyk, osoba z produkcji lub pakowania oraz jakość. Każda patrzy na zmianę inaczej, dlatego program uwzględnia ich pytania (sekcja „Dla kogo i co kto zobaczy”).
Sześć etapów zmiany dostawcy
| Etap | Co robimy my | Co robisz Ty | Co zostaje na wyjściu |
|---|---|---|---|
| 0. Wejście | Przyjmujemy materiały; na życzenie podpisujemy NDA | Przysyłasz próbki, zdjęcia z wymiarami, rysunki albo arkusz z listą kartonów (wystarczą same wymiary i roczne ilości) | Lista kodów objętych projektem |
| 1. Oferta w 24 godziny | Odczytujemy konstrukcję (kod FEFCO), tekturę, wymiar wewnętrzny, nadruk i zamknięcie; przygotowujemy wariant 1:1 i wariant poprawiony (np. dopasowany rozmiar) | Wskazujesz, które kody i warianty chcesz sprawdzić | Oferta z zaznaczonymi różnicami między wariantami |
| 2. Próbka z plotera lub prototyp | Wykonujemy próbkę lub prototyp, pokazujemy rysunek albo wizualizację do akceptacji | Akceptujesz wymiar, konstrukcję i nadruk | Zatwierdzony wzorzec |
| 3. Próba na Twojej linii | Dostarczamy kartony do próby; kryteria przyjęcia ustalamy przed próbą | Sprawdzasz karton w pakowaniu: wymiar, bigi, sztywność, czas pakowania | Ocena próby względem kryteriów |
| 4. Seria pilotażowa | Produkujemy małą serię na jeden kod lub jedną lokalizację | Używasz jej w normalnym pakowaniu | Ocena serii: wymiar, odcień, uszkodzenia, terminowość |
| 5. Stopniowe przejmowanie | Przejmujemy kolejne kody albo rosnący udział wolumenu; zapas gotowy na wywołanie jest buforem | Zwiększasz udział po zaliczeniu bramki; dotychczasowy dostawca nadal dostarcza | Harmonogram wywołań i aktualny podział dostaw |
| 6. Wygaszenie albo drugie źródło | Przejmujemy pełny wolumen albo zostajemy drugim źródłem | Decydujesz, który wariant wybierasz | Przeglądy po pierwszym, drugim i trzecim miesiącu |
Etapy 2–4 możesz pominąć lub połączyć, jeśli kod jest prosty i znany, a jeśli karton jest nowy dla Twojej linii, warto je zrobić w całości. O tym, jak odczytujemy karton z próbki, piszemy we wpisie jak odtworzyć karton 1:1 z próbki, a o sprawdzaniu nowego opakowania przed wdrożeniem we wpisie próbka, test wysyłki i ISTA.
Plan projektu bez dat: dlaczego nie podajemy czasu etapów
Nie podajemy z góry czasu poszczególnych etapów, bo zależy on od liczby kodów, złożoności konstrukcji, tempa decyzji po Twojej stronie i przebiegu pracy na linii pakującej. Zamiast obiecywać daty, które mogłyby nie wytrzymać kontaktu z projektem, traktujemy zmianę dostawcy jak projekt: w pierwszym możliwym terminie od otrzymania materiałów przedstawiamy plan, harmonogram i kroki, a do każdego etapu dopisujemy, czego potrzebujemy po Twojej stronie. Pełne zaangażowanie po naszej stronie oznacza jedną osobę prowadzącą projekt i stały kontakt przez telefon, SMS, WhatsApp lub Messenger.
Przed przejściem do kolejnego etapu sprawdzamy bramkę jakości: kryteria ustalone przed próbą, a nie opinię wystawioną po fakcie. Typowy zestaw to wymiar i konstrukcja względem zatwierdzonego wzorca (tolerancje w kartonach z tektury falistej), składanie i zamykanie na linii, wytrzymałość (porównujemy parametry tektury, takie jak ECT i BCT, a nie samą gramaturę), odcień i nadruk, czas pakowania, uszkodzenia i terminowość dostaw. Pełny opis bramek znajdziesz we wpisie stopniowa migracja dostaw kartonów bez twardego cięcia.
Ciągłość dostaw: bufor, równoległe dostawy i powrót
Podstawą jest to, że dotychczasowy dostawca nadal dostarcza, a udział nowego rośnie dopiero po zaliczeniu bramki. Dopóki tak jest, każdy krok można cofnąć: wystarczy zmniejszyć udział nowego dostawcy do poprzedniego poziomu. Po naszej stronie ciągłość zapewnia zapas: dla stałych klientów utrzymujemy zapas Twoich kartonów i dostarczamy go w 24 godziny od wywołania (stałe dostawy z wywołaniem, zapas kartonów z wywołaniem w 24 godziny). W trybie just in time, dla indeksów objętych ustaleniami z klientem, zamówienie złożone rano realizujemy tego dnia, a dostawa następuje następnego dnia rano, także dla indeksów produkowanych na zamówienie z zapasu arkuszy tektury. Zapas działa jak bufor: jeśli któryś etap wymaga poprawki, bieżące pakowanie nie zależy od jednej partii.
Z dotychczasowym dostawcą uzgadniasz warunki umowy: okres wypowiedzenia, minima zakupowe, zużycie zapasu i własność narzędzi. Tych spraw nie rozstrzygamy za Ciebie i nie oceniamy innych dostawców; harmonogram układamy tak, aby uwzględniał to, co masz w umowie.
Przykład z praktyki
Etapowe przejmowanie dostaw opisujemy na przykładzie producenta wyrobów dla budownictwa, który przekazuje nam ok. 150 indeksów kartonów: całe indeksy, jeden po drugim, od problematycznych, po akceptacji wyrobów wg VDA i przy integracji z systemem SAP klienta. Szczegóły, w tym to, co nie zadziałało za pierwszym razem, znajdziesz w studium przypadku: etapowa zmiana dostawcy kartonów.
Wykrojniki, pliki graficzne i poufność
- Nowy wykrojnik z próbki. Odtwarzamy konstrukcję z kartonu, który nam przekażesz.
- Nowy wykrojnik z pliku klienta. Jeśli masz rysunek lub plik wykroju, wykonamy wykrojnik na jego podstawie.
- Wykrojnik klienta po weryfikacji zgodności. Jeśli odebrałeś wykrojnik od poprzedniego dostawcy, użyjemy go po sprawdzeniu, że pasuje do naszej linii.
- Pliki graficzne od klienta. Przyjmujemy pliki z projektem nadruku.
- Własność. Wykrojnik opłacony przez klienta jest własnością klienta; przechowujemy go na podstawie umowy powierzenia.
- NDA. Podpisujemy na życzenie klienta.
Co dostajesz w ciągu 24 godzin
Po otrzymaniu próbki, zdjęć lub listy kartonów przygotowujemy ofertę w 24 godziny. Zawiera ona odczytaną konstrukcję (kod FEFCO), tekturę, wymiar wewnętrzny, nadruk i zamknięcie, a także dwa warianty: 1:1 oraz poprawiony, z zaznaczonymi różnicami. Odczyt z kartonu ma granice: parametrów wytrzymałościowych oryginału nie da się ustalić bez badania, dlatego proponujemy próbę i, gdy trzeba, porównanie parametrów tektury (jak zamówić karton na wymiar: od zapytania do dostawy). Koszty jednorazowe, takie jak wykrojnik, klisza i próbka, wyceniamy osobno, przy tej samej specyfikacji (koszty jednorazowe przy kartonach na wymiar).
Czego nie obiecujemy
- Że zmiana nie niesie ryzyka. Niesie je każda zmiana, dlatego dzielimy ją na etapy z kryteriami przyjęcia i możliwością powrotu.
- Dat etapów z góry. Zależą od liczby kodów, złożoności i zaangażowania po stronie klienta; plan i harmonogram przedstawiamy w pierwszym możliwym terminie od otrzymania materiałów.
- Oceny innych dostawców. Porównujemy wymiary, tekturę, nadruk i czas pakowania, a nie firmy.
- Zastąpienia testów. Próbka i odczyt z kartonu nie zastępują próby na linii i, gdy trzeba, badania wytrzymałości.
Dla kogo i co kto zobaczy
| Rola | Czego zwykle się obawia | Co dostaje w programie |
|---|---|---|
| Zakupowiec | ofert nie do porównania, ryzyka, administracji | ofertę w 24 godziny z wariantami, jednego opiekuna, ustalenia w umowie, faktura przy dostawie albo za partię |
| Logistyk, magazyn | spóźnionych dostaw, szczytów, zamrożonego miejsca i gotówki | zapas na wywołanie, harmonogram wywołań, dla większych klientów zapas u klienta rozliczany po zużyciu |
| Produkcja, pakowanie | przestoju po zmianie kartonu, czasu pakowania, powtarzalności wymiaru | próbę na linii, serię pilotażową, kryteria przyjęcia ustalone przed próbą |
| Jakość | specyfikacji, reklamacji, dokumentów | reklamację z odpowiedzią w 24 godziny w dni robocze, wizyty i audyty w zakładzie |
Zamówienia, faktury i reklamacje po zmianie
Od zapytania do dostawy prowadzi Cię jeden opiekun, a w sprawach produkcyjnych odpowiada osoba z ramienia produkcji. Zamówienia możesz składać telefonicznie, e-mailem, w pliku PDF, przez integrację z dowolnym systemem zakupowym albo przez panel do zamawiania i zarządzania stockiem, jeśli tego potrzebujesz (współpraca B2B z producentem opakowań). Fakturujemy przy każdej dostawie albo za całą partię, a przy wiążącym kontrakcie możemy zagwarantować cenę; okres, ilości i zasady zmiany wolumenu ustalamy indywidualnie (kontrakt z gwarancją ceny na opakowania). W reklamacjach prosimy o zdjęcia, pomiary i numer dostawy, pierwszej odpowiedzi udzielamy w ciągu 24 godzin w dni robocze, a rozstrzygnięcia to wymiana towaru, faktura korygująca, zwrot należności albo odbiór wadliwego towaru, zgodnie z umową. Dla strategicznych klientów umożliwiamy wizyty i audyty w zakładzie w Lubartowie, także według zasad VDA (audyt VDA 6.3, 6.5 i 6.1 u dostawcy opakowań).
Jak zacząć
Wyślij próbkę, zdjęcia z wymiarami albo listę kartonów (wystarczą same wymiary i roczne ilości). Próbki możesz przesłać na adres zakładu: Kartoniki.pl (LOFREE Sp. z o.o. sp. k.), Skrobów-Kolonia 104, 21-100 Lubartów, albo przywieźć osobiście, pn–pt 8–16, bez umawiania. Możesz też skorzystać z konfiguratora kartonów na wymiar, zadzwonić pod numer 81 440 53 65 albo napisać na kontakt@kartoniki.pl. Pozostałe pytania znajdziesz w FAQ, a odpowiedzi na typowe pytania działów zakupów we wpisie opakowania z tektury dla firm: 15 odpowiedzi.
Najczęstsze pytania
Czy możecie zastąpić naszego obecnego dostawcę kartonów?
Tak. Robimy to etapami: oferta na podstawie próbki, zdjęć lub rysunku, próba na Waszej linii, seria pilotażowa i stopniowe przejmowanie dostaw, gdy dotychczasowy dostawca nadal dostarcza. Traktujemy to jak projekt: w pierwszym możliwym terminie od otrzymania materiałów przedstawiamy plan, harmonogram i kroki.
Co jeśli mamy tylko stary karton, bez rysunków?
Wystarczy karton lub zdjęcia z wymiarami. Odczytamy konstrukcję (kod FEFCO), tekturę, wymiar wewnętrzny, nadruk i zamknięcie, a ofertę przygotujemy w dwóch wariantach: 1:1 oraz poprawionym.
Czy możemy zostawić obecnego dostawcę jako głównego, a Wam dać część kodów?
Tak, bez progu minimalnego: wybrane kody lub część wolumenu jako stałe drugie źródło. Utrzymujemy zapas rezerwowy, więc w razie potrzeby można zwiększyć dostawy.
Jak długo trwa przejście na nowego dostawcę?
To zależy od liczby kodów, złożoności konstrukcji i zaangażowania obu stron, dlatego traktujemy to jak projekt: w pierwszym możliwym terminie od otrzymania materiałów przedstawiamy plan, harmonogram i kroki. Czasów poszczególnych etapów z góry nie podajemy.
Czy zmiana dostawcy oznacza przestój w pakowaniu?
Model etapowy zakłada, że dotychczasowy dostawca nadal dostarcza, a udział nowego rośnie dopiero po zaliczeniu bramki jakości. Ryzyka nie da się wykluczyć całkowicie, dlatego każdy etap ma kryteria przyjęcia i możliwość powrotu do poprzedniego udziału.
Co z naszymi wykrojnikami u poprzedniego dostawcy?
Wykrojnik opłacony przez klienta jest własnością klienta. Możemy wykonać nowy wykrojnik z próbki lub z Waszego pliku, a wykrojnik odebrany od poprzedniego dostawcy użyjemy po weryfikacji zgodności. Pliki graficzne od klienta przyjmujemy.
Czy podpiszecie umowę o poufności (NDA)?
Tak, na życzenie klienta.
Czy możecie trzymać zapas u nas i rozliczać po zużyciu?
Zapas utrzymujemy u nas w Lubartowie i dowozimy na wywołanie; fakturujemy przy każdej dostawie albo za całą partię, zasady ustalamy w umowie. Dla większych, stałych klientów możliwy jest też zapas u klienta rozliczany po zużyciu.
Jak wygląda reklamacja?
Prosimy o zdjęcia, pomiary i numer dostawy. Pierwszej odpowiedzi udzielamy w ciągu 24 godzin w dni robocze. Rozstrzygnięcia: wymiana towaru, faktura korygująca, zwrot należności lub odbiór wadliwego towaru; szczegóły wynikają z umowy.
Czy zintegrujecie się z naszym systemem zakupowym i czy macie panel?
Tak: możemy zintegrować się z dowolnym systemem zakupowym (zamówienia z PDF albo przez API). Jeśli klient potrzebuje, udostępniamy też panel do zamawiania i zarządzania stockiem. O wywołaniach możesz też rozmawiać bezpośrednio z jednym opiekunem klienta.
Kartoniki.pl: producent opakowań z Lubartowa
Jesteśmy producentem opakowań z tektury falistej z Lubartowa, ok. 25 km od Lublina (kartony na wymiar w Lublinie: producent z Lubartowa), a dla firm z całej Polski dostarczamy kartony na wymiar z tektury 3-, 5- i 7-warstwowej, z nadrukiem i w krótkich seriach. Produkujemy sami, w hali o powierzchni ponad 3000 m², od 2019 roku, dla kilkuset firm. Więcej o firmie: o firmie Kartoniki.pl.
